Privatlivspolitik for ENICMA

1. Hvem denne politik gælder for

Politikken beskriver behandlingen af personoplysninger om:

• medarbejdere med adgang til ENICMA på web eller i medarbejderappen;
• ansøgere og kommende medarbejdere, der bruger onboarding-, godkendelses- eller sikkerhedsformularer via et personligt link;
• tidligere medarbejdere, så længe oplysninger om dem opbevares; og
• personer, der omtales i hændelsesrapporter, medicrapporter eller anden arbejdsrelateret dokumentation.

ENICMA er et lukket internt workforce-management-system for ansatte. Det er ikke en offentlig eller kommerciel forbrugerplatform. Konti oprettes af arbejdsgiveren, og adgang gives ved invitation og aktivering samt begrænses efter rolle og ansættelsesforhold.

2. De dataansvarlige selskaber

De to selskaber nedenfor er hver især selvstændigt dataansvarlige for oplysninger om egne ansøgere og medarbejdere. De er ikke fælles dataansvarlige og er ikke databehandlere for hinanden.

Coopers Crew ApS
CVR-nr. 44237598
Hammerensgade 1, 2. th.
1267 København K
Danmark

Coopers Security & Intelligence ApS
CVR-nr. 44239027
Hammerensgade 1, 2. th.
1267 København K
Danmark

Det selskab, som du søger arbejde hos, er inviteret af eller er ansat i, er dataansvarligt for oplysningerne om dig. For andre registrerede, eksempelvis personer omtalt i en rapport, er det selskab, hvis opgave eller medarbejder rapporten vedrører, dataansvarligt.

3. Kontakt og databeskyttelsesrådgiver

Privatlivshenvendelser og anmodninger om at udøve rettigheder kan sendes til:

contact@coopers-security.dk

Databeskyttelsesrådgiver (DPO) for begge selskaber er advokat Mario Rosenvold. DPO'en kan kontaktes på e-mailadressen ovenfor eller via den relevante dataansvarliges fulde postadresse i afsnit 2.

4. Hvilke oplysninger vi behandler

4.1 Almindelige personoplysninger

Navn, adresse, e-mail, telefonnummer, fødselsdato, medarbejder-id, rolle, fagmærkater, ansættelsesoplysninger, vagtplan og vagtsvar, tidsregistreringer, ferie og neutrale fraværsoplysninger, personaleadministrativ korrespondance, kvalifikations- og godkendelsesstatus samt ansøgning, CV og referencer.

4.2 National identifikationsoplysning

CPR-nummer behandles som en særskilt national identifikationsoplysning. CPR-nummer er ikke i sig selv en følsom oplysning efter databeskyttelsesforordningens artikel 9.

4.3 Løn og økonomi

Bankoplysninger, skatteoplysninger, løn- og timegrundlag samt bogføringsbilag.

4.4 Følsomme oplysninger

Helbredsoplysninger kan behandles, når det er nødvendigt, eksempelvis oplysninger om sygefravær, arbejdshensyn, refusion eller arbejdsskade. Andre artikel 9-oplysninger behandles kun, hvis de konkret er nødvendige og har et særskilt behandlingsgrundlag.

4.5 Oplysninger om strafbare forhold og autorisation

For de medarbejderkategorier, hvor kontrollen er nødvendig, kan der behandles relevante oplysninger om strafbare forhold, en indhentet eller forevist straffeattest, dato og resultat af kontrollen samt autorisations- eller myndighedsgodkendelsesstatus. Se afsnit 8.

4.6 Oplysninger fra medarbejderappen og portalen

Login og flerfaktorgodkendelse, vagtplan, vagtsvar, vagtbytteanmodninger, tidsregistreringer med eventuelle kommentarer, kvittering for arbejdsbeskeder, notifikationer og brugerens navn, e-mail, telefonnummer og rolle.

4.7 Tekniske oplysninger

IP-adresse, browser- og enhedsoplysninger, tidsstempler, aktivitets- og sikkerhedsoplysninger samt push-token, enheds-id, enhedsnavn, appversion, platform og notifikationstilladelse, når notifikationer aktiveres.

4.8 Billeder, video, dokumenter og rapportoplysninger

Interne identifikations- eller arbejdsbilleder, dokumentationsbilleder fra konkrete hændelser, uploadede dokumenter og oplysninger om personer omtalt i hændelses- eller medicrapporter. Professionelle billeder og video til markedsføring behandles kun efter særskilt, frivillig tilladelse.

ENICMA bruger ikke tracking, målrettet annoncering eller reklame- og analytics-SDK'er og indsamler ikke oplysninger om dig på tværs af andre apps eller websteder.

5. Hvor oplysningerne kommer fra

Oplysninger kan komme:

• fra dig, når du udfylder en formular, bruger medarbejderfunktioner eller kontakter os;
• fra din arbejdsgiver, når din profil og dit ansættelsesforhold administreres;
• fra din enhed, når du logger ind eller aktiverer notifikationer;
• fra offentlige registre, politiet eller en anden kompetent myndighed, når det er relevant og lovligt;
• fra kunder eller samarbejdspartnere, når det er nødvendigt for en konkret opgave; og
• fra medarbejdere, vidner eller andre rapportører, når du omtales i en hændelses- eller medicrapport.

Når oplysninger ikke er indsamlet hos dig, skal det relevante selskab særskilt vurdere, om og hvordan du skal informeres efter databeskyttelsesforordningens artikel 14. Denne vurdering er især relevant for personer omtalt i hændelses- og medicrapporter og skal tage hensyn til eventuelle lovlige undtagelser og hensynet til undersøgelser, fortrolighed og andres rettigheder.

6. Formålene med behandlingen

Vi behandler oplysninger for at:

1. rekruttere, indgå og administrere ansættelsesforhold og oprette medarbejderadgang;
2. planlægge vagter, bemande opgaver, håndtere vagtbytte og drive virksomheden;
3. registrere arbejdstid og administrere løn, skat, pension og bogføring;
4. administrere personale, ferie, fravær, arbejdshensyn og nødvendig korrespondance;
5. vurdere og dokumentere kvalifikationer, myndighedsgodkendelser og autorisation, hvor det er nødvendigt;
6. beskytte systemet gennem adgangsstyring, sikkerhedskontrol og forebyggelse af misbrug;
7. dokumentere hændelser, medicindsatser og opgaveudførelse;
8. fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav;
9. sende arbejdsrelaterede beskeder og notifikationer; og
10. bruge billeder eller video til markedsføring, hvis der er givet særskilt, frivillig tilladelse.

7. Behandlingsgrundlag pr. hovedformål

Almindelig nødvendig HR-, løn-, fraværs-, vagt- og personaleadministration bygger ikke generelt på samtykke. Brug af appen er ikke et samtykke.

Et almindeligt kundekrav er ikke i sig selv en retlig forpligtelse eller et selvstændigt behandlingsgrundlag. Hvis et kundekrav gør en kontrol relevant, skal det relevante selskab først dokumentere nødvendighed, proportionalitet og et gyldigt behandlingsgrundlag.

Når behandlingen bygger på legitim interesse, foretages en konkret interesseafvejning, og du kan gøre indsigelse, jf. afsnit 16.

8. Straffeattest, strafbare forhold og autorisation af vagtpersonale

For medarbejdere, der skal udføre autorisationskrævende vagtarbejde for Coopers Security & Intelligence ApS, behandles relevante oplysninger om strafbare forhold som led i vurderingen og dokumentationen af, om medarbejderen kan godkendes og autoriseres til vagtarbejde efter reglerne om vagtvirksomhed. Relevante oplysninger om strafbare forhold og medarbejderens egnethed indgår i politiets eller en anden kompetent myndigheds vurdering af, om medarbejderen kan godkendes til vagtarbejde.

Behandlingen er ikke en generel kontrol af samtlige medarbejdere. Der skelnes mellem:

• vagtpersonale og andre medarbejderkategorier, hvor myndighedsgodkendelse eller autorisation er nødvendig;
• medarbejdere i Coopers Crew ApS, som ikke automatisk er underlagt samme autorisationskrav; og
• andre funktioner, hvor kontrol kun må ske efter en særskilt, dokumenteret vurdering af nødvendighed, proportionalitet og hjemmel.

Der skelnes også mellem tre behandlinger:

1. Myndighedens behandling: Politiet eller en anden kompetent myndighed vurderer relevante oplysninger om strafbare forhold og medarbejderens egnethed efter den gældende godkendelsesordning.
2. Coopers' kontrol: Det relevante Coopers-selskab kan indhente eller gennemse en straffeattest, hvis kontrollen er nødvendig og har et dokumenteret grundlag.
3. Dokumentation af status: Coopers kan opbevare begrænset dokumentation for kontrol- og godkendelsesstatus uden at bevare attestens detaljer længere end nødvendigt.

Behandlingen skal have et relevant artikel 6-grundlag og ske i overensstemmelse med artikel 10, databeskyttelseslovens § 8 og den konkrete autorisations- og godkendelsesordning.

Selve straffeattesten slettes hurtigst muligt efter afsluttet kontrol og som udgangspunkt senest 30 dage derefter. Når det er nødvendigt, kan følgende begrænsede dokumentation opbevares efter den almindelige ansættelsesretlige opbevaringsperiode:

• dato for kontrollen;
• om godkendelse blev opnået eller afvist;
• autorisations- eller godkendelsesstatus;
• gyldighedsperiode; og
• hvem der gennemførte den interne kontrol.

Konkrete oplysninger om domme, lovovertrædelser eller andet indhold fra attesten må ikke opbevares længere end nødvendigt.

9. Brug af ENICMA-medarbejderappen

Medarbejderappen giver adgang til afgrænsede medarbejderfunktioner. Medarbejderen kan logge ind, se egne og ledige vagter, svare på vagter, oprette og besvare vagtbytteanmodninger, registrere tid, læse arbejdsbeskeder og modtage notifikationer. Appen kan vise navn, e-mail, telefonnummer og rolle, men indeholder ikke en funktion, hvor medarbejderen kan se eller redigere øvrige HR-stamdata.

Appen viser ikke CPR-nummer, bankoplysninger, straffeattest, sikkerhedsundersøgelse, onboardingbesvarelser, HR-noter, helbreds- eller fraværsdokumentation eller ansættelsesdokumenter. Sådanne oplysninger behandles i den administrative webdel eller gennem særskilte eksterne flows og er kun tilgængelige for autoriserede roller.

Appen bruger lokal lagring på enheden til login-session og indstillinger. Den bruger ikke cookies eller lignende teknologier til markedsføring eller statistik.

10. Push-notifikationer og enhedsoplysninger

Hvis du tillader notifikationer, registreres et push-token sammen med enheds-id, enhedsnavn, appversion, platform og tilladelsesstatus for at levere arbejdsrelaterede beskeder. Notifikationerne leveres via Apples notifikationstjeneste. Du kan til enhver tid slå dem fra i enhedens indstillinger.

11. Onboarding-, datagodkendelses- og sikkerhedsflows uden for appen

Nogle oplysninger indsamles gennem personlige, tidsbegrænsede links, som normalt åbnes i en browser. Det kan omfatte onboarding, godkendelse af oplysninger, kontraktsignering, dokumentation vedrørende straffeattest eller autorisation, sikkerhedsundersøgelse og hændelsesrapportering.

Adgangslinks kan være tidsbegrænsede, kunne tilbagekaldes og kunne være til engangsbrug. Nye aktive tokens opbevares som udgangspunkt i hashbeskyttet form. Historiske leverings- eller logoplysninger kan kræve særskilt oprydning, og vi beskriver derfor ikke alle linkoplysninger som absolut ikke-genskabelige.

12. Obligatoriske og frivillige oplysninger

Det fremgår af den konkrete formular eller sammenhæng, hvilke oplysninger der er obligatoriske, og hvilke der er frivillige. Oplysninger, der er nødvendige for at indgå eller administrere ansættelsen, gennemføre lovpligtig indberetning, vurdere en nødvendig autorisation eller bemande en opgave, skal afgives, hvis det pågældende formål skal gennemføres.

Hvis nødvendige oplysninger ikke afgives, kan konsekvensen være, at en ansøgning ikke kan behandles, et ansættelsesforhold eller lønudbetaling ikke kan administreres korrekt, en påkrævet myndighedsgodkendelse ikke kan dokumenteres, eller medarbejderen ikke kan tildeles den relevante opgave. Manglende afgivelse af frivillige oplysninger har ikke sådanne konsekvenser, og et frivilligt samtykke kan afslås eller trækkes tilbage.

13. Modtagere og kategorier af databehandlere

Oplysninger kan, når det er nødvendigt, videregives eller overlades til:

• hosting-, database-, storage- og driftsplatformen for ENICMA;
• edge- og netværksleverandøren, som leverer trafik og TLS;
• udbyderen af transaktionsmail;
• Apple som leverandør af notifikationstjenesten til iOS-enheder;
• Microsoft 365/Microsoft Graph til dokument- og kontrakthåndtering;
• offentlige myndigheder og registre, herunder myndigheden med ansvar for godkendelse af vagtpersonale;
• kunder og samarbejdspartnere med de oplysninger, der er nødvendige for en konkret opgave, men ikke som selvstændigt grundlag for straffeattestkontrol; og
• rådgivere, herunder revisor, advokat og forsikringsselskab, når det er nødvendigt.

Timezynk er ikke en aktiv integration. Medic-SMS er ikke en aktiv tjeneste, når ingen udbyder er konfigureret.

14. Overførsler uden for EU/EØS

Vi søger at holde behandlingen inden for EU/EØS. Tredjelandsoverførsler kan forekomme ved brug af globale drifts-, netværks-, mail- eller notifikationstjenester. En overførsel må kun ske på et gyldigt grundlag, eksempelvis en tilstrækkelighedsafgørelse eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser med nødvendige supplerende foranstaltninger.

Oplysninger om de anvendte overførselsgrundlag kan fås ved at kontakte contact@coopers-security.dk.

15. Opbevaringsperioder og manuel efterlevelse

Hovedregel: Nødvendige oplysninger om ansættelsesforholdet opbevares under ansættelsen og i op til 5 år efter fratrædelsen. De slettes tidligere, hvis de åbenbart ikke længere er nødvendige.

Bogføringsmateriale: Regnskabs- og bogføringsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Hvis et dokument både er ansættelses- og bogføringsmateriale, anvendes den længste relevante periode.

Detaljerede helbredsoplysninger, lægeerklæringer og anden følsom dokumentation opbevares kun, så længe det konkrete behov består. Hændelsesrapporter opbevares i op til 5 år. Oplysninger kan opbevares længere under et dokumenteret legal hold i en arbejdsskade-, forsikrings-, myndigheds- eller tvistesag. Et legal hold ophæves, når behovet bortfalder.

Systemet foretager ikke automatisk sletning eller anonymisering. Indtil eventuel automatisering er gennemført, føres et dokumenteret manuelt fristregister. Der gennemføres kontrol ved hver fratrædelse, månedlig kontrol af kategorier med 30- og 90-dagesfrister og mindst årlig samlet kontrol af alle øvrige kategorier. Ansvarlig person, kontroltidspunkt, omfattede kategorier, sletninger, begrundede undtagelser og eventuelle legal holds dokumenteres. Dermed skal de korte 30- og 90-dagesfrister kunne overholdes uden at være afhængige af den årlige kontrol.

16. Sikkerhed og adgangsbegrænsning

Adgang tildeles efter rolle og arbejdsbehov. CPR-nummer og bankoplysninger opbevares i krypteret form. Loginoplysninger og aktive adgangstokens beskyttes med relevante tekniske foranstaltninger, herunder hashing, hvor den konkrete løsning understøtter det. Dataoverførsel til og fra de almindelige tjenester beskyttes med HTTPS/TLS; dette er ikke en garanti for, at enhver tænkelig intern eller ekstern trafik altid er krypteret.

Adgang kræver login, og udvalgte roller bruger flerfaktorgodkendelse. Væsentlige handlinger registreres i sikkerheds- og revisionsspor, som er adgangsbegrænsede og beskyttes mod uautoriseret ændring; de beskrives ikke som teknisk uforanderlige. Filer opbevares i ikke-offentlige lagerområder.

17. Dine rettigheder

Afhængigt af omstændighederne har du ret til:

• indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig;
• rettelse af urigtige oplysninger;
• sletning, når betingelserne er opfyldt;
• begrænsning af behandlingen;
• indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse;
• dataportabilitet for oplysninger, du selv har afgivet, og som behandles automatisk på grundlag af kontrakt eller samtykke; og
• at trække et samtykke tilbage uden at påvirke lovligheden af behandlingen før tilbagetrækningen.

Du kan kontakte contact@coopers-security.dk. Vi svarer som udgangspunkt inden for en måned. Konti oprettes og lukkes af arbejdsgiveren; der loves derfor ikke direkte kontosletning i appen, men du kan anmode om deaktivering af adgang og om sletning af oplysninger, hvor betingelserne er opfyldt.

18. Begrænsninger, automatiske afgørelser og klage

Oplysninger kan ikke altid slettes straks. De kan fortsat være nødvendige for at dokumentere ansættelsesforholdet, opfylde bogførings-, skatte- og indberetningsregler, dokumentere myndighedsgodkendelser eller fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav. I så fald begrænses adgangen, hvor det er relevant, indtil sletning kan ske.

Der træffes ikke afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig virkning alene på grundlag af automatisk behandling, og der foretages ikke profilering med sådanne virkninger.

Du kan klage direkte til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk, www.datatilsynet.dk. Det er ikke et krav, at du kontakter Coopers først.

19. Ændringer til politikken

Politikken opdateres, når behandlingen, lovgivningen eller systemet ændrer sig væsentligt. Den gældende version offentliggøres samme sted, og væsentlige ændringer meddeles gennem relevante arbejdsrelaterede kanaler.

20. Versionsdato